Datenschutzhinweise für die Mitgliederdatenbank der Wirtschaftsjunioren
Datenschutzhinweise für die Mitgliederdatenbank der Wirtschaftsjunioren
(Informationen zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit zwischen dem WJD und den WJ-Kreisen und -Ländern gem. Art. 26 Abs. 2 DS-GVO)
Die Zusammenarbeit der Vertragsparteien im Rahmen der Einführung und Nutzung einer gemeinsamen Mitgliederdatenbank bringt es mit sich, dass die Parteien gemeinsam die Zwecke und die wesentlichen Elemente der Mittel der Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten bestimmten.
Die Parteien fungieren deshalb im datenschutzrechtlichen Sinn als gemeinsam Verantwortliche i.S.v. Art. 26 i.V.m. Art. 4 Ziffer 7 DSGVO für die datenschutzkonforme Erhebung, Verarbeitung und Speicherung all der personenbezogenen Daten in der gemeinsamen Mitgliederdatenbank.
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Es besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen
Wirtschaftsjunioren Deutschland e. V. (WJD)
Breite Straße 29, 10178 Berlin
Tel.: +49 (0)30 20308 1523
E-Mail: wjd@wjd.de
sowie dem Wirtschaftsjunioren-Kreis, bei welchem Sie Mitglied sind und den übergeordneten Landesverbänden der Wirtschaftsjunioren.
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten der WJD unter den Kontaktangaben in den Datenschutzbegleitinformationen unter: https://wjd.de/datenschutz-begleitinformationen
Den Datenschutzbeauftragten Ihres Wirtschaftsjunioren-Kreises finden Sie jeweils in deren Allg. Datenschutzbestimmungen für Mitglieder https://wjd.de/ueber-uns/wirtschaftsjunioren-vor-ort/ Deutschland)
Verantwortlichkeiten:
Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlich besteht, erfüllen WJD, die jeweiligen Vorsitzenden und Geschäftsführer der Kreise und Landesverbände die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeiten wie folgt:
Die WJD sind verantwortlich für die Benachrichtigung der Mitglieder, die Administration der Nutzer, das Speichern der Daten, das Betreiben der Datenbank und das Versenden von Newslettern.
Die WJ-Kreise sind für die Registrierung und das Anlegen der Mitglieder in der Datenbank, die Verwaltung der Mitglieder, die Löschung von Daten der Mitglieder sowie den Kreiswechsel von Mitgliedern verantwortlich.
Die Parteien informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachten Rechtspositionen. Datenschutzrechte können sowohl bei der WJD als auch bei den anderen Vertragsparteien geltend gemacht werden (siehe Welche Datenschutzrechte habe ich?). Betroffene erhalten die Auskunft grundsätzlich von der Stelle, bei der Rechte geltend gemacht wurden.
Darüber hinaus sind die WJD, die jeweiligen Vorsitzenden und Geschäftsführer der Kreise und Landesverbände für den Datenschutz verantwortlich und fungieren dort als Ansprechpartner.
Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Mitgliedschaft von unseren Mitgliedern erhalten. Dies sind insbesondere die Daten, welche mit dem Mitgliedsantrag erhoben werden. Dazu gehören: Ansprache, Titel, Name, Geburtsdatum, Privatadresse, geschäftliche Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Nach Aufnahme in den Verein können zusätzlich noch weitere Daten verarbeitet werden. Diese Daten können sein: Mitgliedsnummer, Berufsstatus, Fotos (nach Einwilligung), Eintritts und Austrittsdatum, Abonnements und Newsletter, besondere Mitgliedskategorien, verbandsrelevante Tätigkeiten und Ehrungen (Ehrennadel, Senator). Zusätzlich können noch freiwillige Angaben in der Mitgliederdatenbank gemacht werden, wie ggf. Zugehörigkeit zu Arbeitsgruppen, Interessen und Expertise.
Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt aufgrund der Mitgliedschaft bei den Wirtschaftsjunioren nach Maßgabe der Vereinssatzung. Die Daten werden zur Verwaltung der Mitglieder, zur Organisation von Projekten und Veranstaltungen sowie zu den festgelegten Zwecken in der Vereinssatzung verarbeitet. - im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die Regelungen der Satzung hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Die Wirtschaftsjunioren haben außerdem ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Information der Mitglieder über Neuigkeiten, Workshops und Veranstaltungen. Zu diesem Zweck werden Newsletter und Informationsschreiben versendet.
- aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilen, (z. B. für die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit) ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit wieder widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der WJD, der Landesverbände und der Kreise erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der satzungsmäßigen Pflichten, brauchen.
Weiterhin können personenbezogene Daten für den Betrieb der Datenbank an die Dienstleister weitergegeben werden, welche in den Datenschutz-Begleitinformationen einzusehen sind: https://wjd.de/datenschutz-begleitinformationen.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Grundsätzlich findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) statt, soweit es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Soweit eine Weitergabe stattfindet, z. B. in die Schweiz oder die USA, liegen dem datenschutzrechtliche Regularien nach den Art. 44 ff. DS-GVO zugrunde.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange Sie Mitglied bei den Wirtschaftsjunioren sind. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten noch für drei weitere Jahre gespeichert.
Die Daten von Honorations- und Funktionsträgern werden aufgrund eines berechtigten Interesses der Wirtschaftsjunioren, die zeitliche Entwicklung des Vereins zu dokumentieren, bis auf Widerruf gespeichert.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Beim Auskunfts- und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Die über Sie gespeicherten Daten werden in der Mitgliederdatenbank angezeigt. Das Recht auf Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Berichtigung kann gegenüber den WJ-Kreisen geltend gemacht werden.
Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen der Mitgliedschaft müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die notwendig sind, um den Wirtschaftsjunioren beizutreten und um die Mitgliedschaft ordnungsgemäß verwalten zu können.