Die Pflicht zur E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Vorgaben im Rechnungswesen: Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird schrittweise für alle B2B- Transaktionen in Deutschland verpflichtend. Diese Regelung betrifft auch die Wirtschaftsjunioren-Kreise, sofern sie unternehmerisch tätig sind.

Eine elektronische Rechnung ist mehr als ein einfaches PDF- Dokument. Sie muss in einem strukturierten Format wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erstellt werden. Diese Formate ermöglichen eine automatische Verarbeitung durch eine Rechnungssoftware und die Finanzbehörden. Klassische PDF- oder Papierrechnungen sind nicht mehr ausreichend. Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Wer muss die neuen Regeln beachten?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle inländischen Unternehmer: innen, die Geschäfte mit anderen Unternehmer: innen tätigen (B2B). Das umfasst auch WJ- Kreise, sofern sie wirtschaftlich tätig sind, beispielsweise durch Sponsoring- Einnahmen oder die Organisation von kostenpflichtigen Veranstaltungen.

Es gibt jedoch Ausnahmen:
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin in Papierform oder als einfaches PDF versendet werden.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG sind ebenfalls von der Verpflichtung ausgenommen.
• Kreise, die Kleinunternehmer im Sinne des §19 UStG sind.
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer: innen sind (z. B. viele Vereine)

Welche Übergangsregelungen gelten?
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF übermittelt werden – vorausgesetzt, beide Geschäftsparteien stimmen dem zu (z. B. in den AGBs). Ab 2027 gibt es diese Option nur noch für kleine Unternehmen unterhalb der Umsatzgrenze von 800.000 Euro.

Technische Umsetzung: Was müssen Kreise jetzt tun?
→ Prüfung der eigenen Rechnungssoftware – Ist sie kompatibel mit XRechnung, ZUGFeRD oder anderen Formaten? Falls nicht, sollte ein Update oder eine neue Lösung in Betracht gezogen werden.
→ Einrichtung eines geeigneten Empfangssystems – Rechnungen können über spezielle Portale, E-Mail-Postfächer oder über ERP-Systeme ausgetauscht werden.
→ Schulung der Verantwortlichen – Wer im Kreis Rechnungen ausstellt oder empfängt, sollte sich mit den neuen Anforderungen vertraut machen.

Vorsteuerabzug und Rechnungskorrekturen
E-Rechnungen sind nicht nur eine neue Pflicht, sie haben auch steuerliche Relevanz: Nur korrekt ausgestellte E- Rechnungen ermöglichen den Vorsteuerabzug. Zudem müssen fehlerhafte Rechnungen in einem strukturierten Format korrigiert werden.

Besonderheiten für gemeinnützige Vereine
Falls ein WJ-Kreis als gemeinnütziger Verein organisiert ist, gilt die Pflicht zur E-Rechnung nur für umsatzsteuerpflichtige Zweckbetriebe und/oder umsatzsteuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe. Ideelle Tätigkeiten sind nicht betroffen.

Fazit: Jetzt vorbereiten und Vorteile nutzen
Die Einführung der E-Rechnung bringt einige Herausforderungen, aber auch Chancen: Eine automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler. Kreise, die sich frühzeitig vorbereiten, profitieren von effizienteren Abläufen und vermeiden Stress kurz vor den Fristen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Systeme anzupassen und sich mit der neuen digitalen Realität im Rechnungswesen vertraut zu machen.